Tvarka Sign vartotojo vadovas

Kur naudoti

Tvarka Sign galima naudoti dviem būdais:

Naršyklėje: https://sign.tvarka.pro/.
Kompiuteryje: Tvarka Sign Windows programa.

Naršyklės versija tinka darbui iš bet kurio kompiuterio. Windows programa tinka, kai norite dirbti su vietiniu Tvarka Sign aplanku, dokumentus automatiškai kopijuoti į kompiuterį, atidaryti failo vietą ir patogiau naudoti USB/eID kortelę.

Ta pati paskyra gali turėti prieigą prie kelių juridinių asmenų. Viršuje pasirinkite teisingą įmonę arba organizaciją prieš įkeldami ar pasirašydami dokumentą.

Pagrindinis vaizdas

Kairėje pusėje yra pagrindinis meniu:

Naujas dokumentas
Mano dokumentai
Laukia manęs
Laukia kitų
ADOC vedlys
Jungti į vieną PDF vedlys
ASiC-E vedlys
Ataskaitos
Nustatymai

Viršuje matysite juridinio asmens pasirinkimą, produkto pasirinkimą, paskyros būseną, temos perjungimą ir šio mėnesio naudojimo skaitiklius. Skaitikliai rodo realų naudojimą pagal pasirašymo būdą: USB/eID QES, Smart-ID QES, Mobile-ID QES, LT ID QES ir Tvarka e-parašą.

Windows programoje papildomai rodoma vietinio aplanko būsena. Įkelti dokumentai saugomi Tvarka Sign vietiniame aplanke, o pasirašyti failai veidrodžiuojami į pasirašytų dokumentų vietą.

Dokumentų formatai

Tvarka Sign dirba su šiais dokumentais:

PDF
DOC, DOCX
ODT
TXT
PNG, JPG, JPEG
XLS, XLSX
ADOC
ASiC-E

Vieno įkeliamo failo riba: 50 MB.

Jungimo į vieną PDF užduoties riba: 150 MB.

Kai įkeliate ne PDF failą, Tvarka gali jį konvertuoti į PDF arba PDF/A prieš pasirašymą. ADOC ir ASiC-E konteineriams taikomos atskiros taisyklės.

Parašo tipai

Smart-ID QES

Naudokite, kai turite kvalifikuotą Smart-ID paskyrą. Smart-ID Basic nėra QES.

Mobile-ID QES

Naudokite, kai turite aktyvų Mobile-ID. Telefono numeris turi būti Lietuvos formato, pvz. +37061234567.

LT ID QES

Naudokite, kai turite LT ID kvalifikuoto parašo priemonę. Tvarka Sign rodo LT ID kaip atskirą QES metodą.

USB/eID kortelės QES

Naudokite su USB raktu arba eID kortele. Šiam būdui reikia, kad kortelė arba raktas būtų pasiekiamas tame kompiuteryje, kuriame pasirašote. Windows programa yra patogiausias kelias šiam srautui.

Tvarka e-parašas

Tai vidinis Tvarka parašas. Jis nemokamas, bet nėra kvalifikuotas el. parašas. Jo nenaudokite ten, kur teisės aktai, kita šalis ar institucija reikalauja QES.

Tvarka e-parašas negali būti naudojamas ADOC ir ASiC-E dokumentams. Šie formatai turi būti pasirašomi QES: Smart-ID, Mobile-ID, LT ID arba USB/eID.

Įkėlimas

Pasirinkite teisingą juridinį asmenį.
Spauskite Naujas dokumentas.
Įkelkite failą arba, Windows programoje, pasirinkite dokumentą iš vietinio aplanko.
Patikrinkite dokumento pavadinimą, kategoriją ir peržiūrą.
Jei dokumentas skirtas keliems pasirašytojams, pakvieskite juos prieš pradėdami ADOC srautą.

Jeigu įkeliamas failas per didelis, Tvarka turi parodyti klaidą. Sumažinkite failą arba padalinkite dokumentus į atskiras dalis.

Pasirašymas

Dokumentų sąraše arba dokumento puslapyje spauskite Pasirašyti.
Pasirinkite pasirašymo būdą.
Patikrinkite dokumento pavadinimą ir parašo kodą.
Patvirtinkite pasirašymą savo priemonėje.
Palaukite, kol Tvarka baigs parašo įrašymą ir patikrą.

Jeigu pasirašymas nepavyksta, dokumentas neturi būti pažymimas kaip sėkmingai pasirašytas. Matoma klaida reiškia, kad veiksmą reikia pakartoti arba taisyti priežastį: netinkamas sertifikatas, pasibaigęs kvietimas, ryšio klaida, nepalaikomas formatas arba trūkstama licencija.

Keli pasirašytojai

Tvarka Sign palaiko kelių pasirašytojų srautus.

PDF dokumentuose keli pasirašytojai gali pasirašyti nuosekliai.

ADOC dokumentuose bendrapasirašytojai turi būti pakviesti prieš pirmą parašą. Kai ADOC srautas jau pradėtas arba dokumentas jau pasirašytas, naujų ADOC pasirašytojų pridėti negalima.

Kvietime galima nurodyti el. paštą, vardą ir kvietimo galiojimo datą. Jei galiojimo datos nenurodote, kvietimas pagal nutylėjimą galioja 14 dienų.

Išorinis pasirašytojas neturi pirkti atskiros Tvarka paskyros vien tam, kad pasirašytų jūsų atsiųstą dokumentą. Jo QES veiksmas priskiriamas kvietusio juridinio asmens naudojimui.

Dokumentų būsenos

Dokumentų sąraše naudokite filtrus:

Laukia manęs
Laukia kitų
Visi
Pasirašyti
Apsaugoti

Eilutėje galite matyti veiksmus:

Peržiūrėti
Rodyti aplanke
Pradėti ADOC
Kviesti pasirašyti
Pasirašyti
Apsaugoti

Apsaugoti reiškia, kad dokumento darbo eiga užrakinama nuo neplanuotų pakeitimų. Tai nėra tas pats, kas pasirašyti dokumentą.

ADOC vedlys

ADOC vedlys skirtas paruošti ADOC konteinerį Lietuvos institucijoms ir kitiems gavėjams, kurie reikalauja ADOC.

Naudokite ADOC, kai:

gavėjas aiškiai prašo ADOC;
reikia vieno konteinerio su pagrindiniu dokumentu ir priedais;
visi pasirašytojai žinomi prieš pirmą parašą.

Nenaudokite ADOC vien todėl, kad dokumentas yra svarbus. Jei gavėjas priima PDF su PAdES QES, PDF dažnai yra paprastesnis pasirinkimas.

ASiC-E vedlys

ASiC-E yra konteinerio formatas, naudojamas tam tikriems eIDAS ir tarpvalstybiniams srautams. Jis neturi būti numatytasis pasirinkimas paprastai Lietuvos įmonės sutarčiai, jei kita šalis priima PDF arba ADOC.

ASiC-E dokumentai turi būti pasirašomi QES. Vidinis Tvarka e-parašas čia netinka.

Jungti į vieną PDF

PDF jungimo vedlys skirtas keliems dokumentams sudėti į vieną pasirašomą PDF. Bendra užduoties riba yra 150 MB.

Prieš jungimą patikrinkite dokumentų eilę. Tvarka neturi spėlioti, kuris priedas turi būti pirmas, jei tvarka svarbi sutarties ar institucinio teikimo prasmei.

Komandos ir prieigos

Juridinio asmens vadovas arba administratorius gali valdyti vartotojus ir jų prieigas. Tvarka Sign nėra apmokestinama pagal vartotojų skaičių. Apmokestinamas realus naudojimas, ne komandos dydis.

Vidiniams kolegoms galima suteikti prieigą prie dokumentų. Išoriniams pasirašytojams siųskite pasirašymo kvietimą, nekurkite jiems vidinės komandos paskyros be reikalo.

Naudojimas ir apmokėjimas

Tvarka Sign kainodaros principas: mokate už realiai panaudotus mokamus veiksmus, o ne už vietas komandoje.

nėra mėnesinės prenumeratos už Tvarka Sign;
nėra mokesčio už vartotojo vietą;
Tvarka e-parašas nemokamas;
QES veiksmas skaičiuojamas tik tada, kai pasirašymas sėkmingai baigiamas;
nepavykęs arba atšauktas pasirašymas neturi būti skaičiuojamas kaip sėkmingas QES parašas;
išorinio pasirašytojo QES priskiriamas kvietusiam juridiniam asmeniui;
pradiniam naudojimui gali reikėti mokėjimo būdo ir pradinio balanso papildymo;
reguliariems klientams gali būti taikoma mėnesinė sąskaita už faktinį naudojimą.

Jei produkto ekrane arba sutartyje rodoma kita konkreti kaina, vadovaukitės tuo ekranu arba sutartimi.

Ataskaitos

Ataskaitose tikrinkite:

kiek QES parašų atlikta šį mėnesį;
kokiu metodu pasirašyta;
kuriam juridiniam asmeniui priskirtas naudojimas;
kurie dokumentai laukia kitų pasirašytojų;
kurie kvietimai baigia galioti.

Ataskaitos turi būti naudojamos sąskaitai ir vidaus kontrolei sutikrinti.

Dažnos problemos

Smart-ID neveikia

Patikrinkite, ar naudojate kvalifikuotą Smart-ID, o ne Basic. Taip pat patikrinkite asmens kodą ir kontrolinį kodą.

Mobile-ID neveikia

Patikrinkite telefono numerį paskyroje. Jis turi būti Lietuvos formato. Taip pat patikrinkite, ar Mobile-ID paslauga aktyvi pas operatorių.

LT ID neveikia

Patikrinkite, ar turite aktyvią LT ID kvalifikuoto parašo priemonę. Jei Tvarka rodo paslaugos klaidą, kartokite vėliau arba kreipkitės į palaikymą su dokumento ir laiko informacija.

USB/eID neveikia

Patikrinkite, ar kortelė arba USB raktas prijungtas prie to paties kompiuterio. Jei naudojate naršyklę, gali reikėti Tvarka Desktop Helper arba kitos vietinės eID programinės įrangos.

Negaliu pridėti ADOC pasirašytojo

ADOC bendrapasirašytojus reikia pakviesti prieš pirmą parašą. Jei dokumentas jau pasirašytas arba ADOC srautas pradėtas, sukurkite naują ADOC srautą su visais pasirašytojais iš karto.

Kvietimas pasibaigė

Paprašykite dokumento savininko išsiųsti naują kvietimą. Standartinis galiojimas yra 14 dienų, nebent kvietėjas nustatė kitą datą.

Dokumentas per didelis

Vieno failo riba yra 50 MB. PDF jungimo užduoties riba yra 150 MB. Sumažinkite failą arba išskirkite priedus.

Kada nesinaudoti Tvarka e-parašu

Nenaudokite vidinio Tvarka e-parašo, kai:

teisės aktas reikalauja kvalifikuoto el. parašo;
kita šalis prašo Smart-ID, Mobile-ID, LT ID, USB/eID arba kito QES;
dokumentas teikiamas institucijai, kuri reikalauja ADOC arba QES;
rizika didelė ir vėliau gali reikėti stiprios įrodomosios galios.

Tokiais atvejais naudokite QES.

Minimalus kontrolinis sąrašas prieš siunčiant dokumentą

Pasirinktas teisingas juridinis asmuo.
Dokumento versija yra galutinė.
Pasirinktas tinkamas formatas: PDF, ADOC arba ASiC-E.
Visi ADOC pasirašytojai pakviesti prieš pirmą parašą.
Pasirašymo būdas atitinka gavėjo reikalavimą.
Po pasirašymo atsisiųstas arba atidarytas galutinis failas.
Jei dokumentas svarbus, patikrinta parašo validacija.