Nemokamas įrankis
PDF/A – archyvinis PDF formatas ilgalaikiam saugojimui
Sutartis, kurią šiandien atsidarote be vargo, po dešimties metų gali atrodyti kitaip arba neatsidaryti visai – pasikeitę šriftai, programos, formatai. Tam ir sukurtas PDF/A: archyvinis PDF, kuris atrodys taip pat ir po dešimtmečių.
Kas yra PDF/A?
PDF/A – tarptautinis archyvinio PDF standartas (ISO 19005). Nuo įprasto PDF jis skiriasi tuo, kad dokumentas privalo būti savarankiškas: visi šriftai įterpti į patį failą, jokių išorinių nuorodų, kintančio turinio ar priklausomybės nuo konkrečios programos. Tvarka naudoja PDF/A-2b variantą – jis užtikrina, kad dokumento išvaizda išliks tiksliai tokia, kokia buvo pasirašymo dieną.
Kodėl tai svarbu verslui: apskaitos dokumentus privaloma saugoti 10 metų, o sutartys galioja ir ilgiau. Paprastas .docx failas nėra patikimas įrodymas – jį lengva pakeisti, o jo atvaizdavimas priklauso nuo programų versijų.
Kaip tai veikia Tvarkoje?
Konvertavimo nereikia daryti ranka – jis vyksta fone, automatiškai:
- Įkeliate .docx ar kitą dokumentą.
- Tvarka automatiškai paruošia archyvinę PDF/A-2b versiją.
- Kiekviena versija išsaugoma istorijoje – visada matote, kas ir kada keitėsi.
- Pasirašote kvalifikuotu el. parašu – archyvui lieka ir pasirašyta versija.
Dažni klausimai
Ar PDF/A atsidaro įprastomis programomis?
Taip – PDF/A yra PDF poaibis, todėl jį atidaro bet kuri PDF skaityklė. Skirtumas ne failo atvaizdavime, o galiojime; PDF/A skirtas dokumentų archyviniam išsaugojimui.
Ar konvertavimas pakeičia dokumento turinį?
Ne – turinys ir išdėstymas išlaikomi, tik įterpiami šriftai ir pašalinami archyvavimui netinkami elementai. Originalus įkeltas failas taip pat išsaugomas versijų istorijoje.
Ar galima pasirašyti PDF/A dokumentą?
Taip – kvalifikuotu el. parašu pasirašoma būtent archyvinė versija, todėl dokumentas iš karto tinkamas ilgalaikiam saugojimui.
Dokumentus įkelsite prisijungę su savo el. parašu – prieigą prie įmonės dokumentų valdo tik Vadovas.